رقمنة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
رقمنة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
توفر رمز المعلومات الخدمات الخاصة بعمليات رقمنة الوثائق والأرشفة الإلكترونية للمؤسسات التي تعمل في المجالات الصناعية المختلفة وفي القطاع الحكومي. حيث نقدم لك 12 عاماً من الخبرة مع توفير أفضل المعدات الخاصة بالمسح الضوئي وعملية سير العمل الخاصة بنا التي أثبتت فعاليتها لضمان نجاح مشروعات التحول الرقمي لعملائنا بالإضافة إلى أن مدراء مشروعاتنا المدربين تدريباً عالياً ومشغلي المسح الضوئي وفنيين مراقبة الجودة يحرصون على التأكد من معالجة مستنداتك بدقة وبأقصى درجات العناية والحرص.
إن رقمنة الوثائق والأرشفة الإلكترونية يحسن أداء العمل ومن ثم يزيد كفاءة التعامل معها حيث يمكن رقمنة الوثائق والأرشفة الإلكتروني و إستعراض المستندات التي تم تحويلها لصيغة الكترونية كما يمكن مشاركة هذه المستندات مع المستخدمين الآخرين بطريقة سهلة وآمنة وبأقل تكلفة ممكنة، حيث يتم التعامل مع المستندات الإلكترونية من خلال تطبيق خاص بنظام إدارة المحتوى والوثائق والذي يسمح بمزيد من معالجة المستندات عبر مجموعة من الوظائف المتقدمة.
فوائد رقمنة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
- كفاءة البحث: حيث سيتم استرجاع مستنداتك الرقمية بطريقة سهلة وسريعة مع وجود فهرسة فعالة وطريقة دقيقة للاستعراض.
- الأمان: حيث تصبح مستنداتك الرقمية أكثر أماناً ضد الأضرار والكوارث الغير متوقعة.
- إمكانية الوصول وتوفير الأمن: ضمان الوصول الآمن والمصرح به إلى مستنداتك الرقمية في أي وقت ومن أي مكان ومن أي جهاز.
- نفقات التخزين: توفير النفقات الخاصة بالمساحات المادية المستخدمة في تخزين المحفوظات.
التحدي
في أي مشروع رقمنة، يظل التحدي الرئيسي هو: كيفية تحويل ملايين المستندات المتراكمة للسنوات السابقة لطريقة منتجة وفعالة.
والخطوة الأولى لتحقيق ذلك هي الحصول على إدارة محتوي الوثائق والذي يمكنه تخزين وثائق العمل اليومية بطريقة آلية لمنع تراكم المستندات بالإضافة إلى إمكانية تخزين المستندات القديمة المتراكمة.
أما الخطوة الثانية فهي القيام ببدء عمليات الرقمنة لأرشفة المستندات المتراكمة.
وسوف يقوم فريق العمل المتخصص برمز المعلومات بمساعدتك لبدء عمليات الرقمنة الخاصة بك للمستندات والوثائق المتراكمة مع مراعاة ما يلي:
- القيام بجرد عدد المستندات المتراكمة في مقر منشأتك.
- القيام بتصنيف المستندات المتراكمة حسب النوع والحجم والجودة في مقر منشأتك.
- القيام بتخطيط الموارد البشرية والمعدات المطلوبة بناء على البيانات الفعلية التي تم تجميعها.
- القيام بتحليل بيانات التعريف و حقول الفهرسة لكل نوع وثيقة.
- القيام بتخطيط عمليات مراقبة الجودة والتسليم النهائي.
إن هدفنا الرئيسي هو تقديم أعلى جودة ممكنة للوثائق وتقديم بيانات فهرسة دقيقة وأرشفتها إلكترونيا لنساعدك في البحث والاستعراض السهل لمستنداتك. وتشتمل إمكانياتنا الفنية على ضمان التوافق مع أنظمة إدارة المستندات الأكثر انتشارا في المنشأت. وفيما يلي الأنواع المختلفة للمستندات التي قمنا برقمنتها لعملائنا في مختلف الصناعات:
المستندات الورقية
نقوم برقمنة المستندات مهما كان نوعها وحجمها. حيث نمتلك القدرة والخبرة لانجاز المشروعات الضخمة في الوقت المحدد بفاعلية.
المستندات كبيرة الحجم
مثل الرسومات الهندسية والخرائط والخطط والمخطوطات وغيرها
الجرائد والمجلات
مثل الإصدارات المتتالية أو المجلدات المجمعة
أدلة الاستخدام الفنية
نحن خبراء في تحويل الملفات والوثائق والمستندات وأدلة الاستخدام الورقية إلى صيغة إلكترونية.
نعمل في مقر منشأتك
إذا لا تستطيع إخراج المستندات من منشأتك، سنأتي إليك! حيث نقوم بأرسال فريق وبيئة العمل لمقر منشأتك.